Kľúčové zainteresované strany, roly a zodpovednosti na projekte

Jeden z princípov projektového riadenia hovorí, že musia byť jasné roly a zodpovednosti. Roly sú o vzťahovom správaní: ako interagujete s ostatnými. Napríklad ak ste čašník v reštaurácii, vašou rolou je zabezpečiť, aby stolujúci mali pekný zážitok.

Zodpovednosti sú o tom, čo robíte ako súčasť vašej práce. Ak ste čašník v reštaurácii, vaša zodpovednosť zahŕňa prijímanie objednávok, servírovanie jedla atď.
Článok pokrýva roly a zodpovednosti kľúčových zainteresovaných strán, ktoré sú súčasťou každého projektu. Ak sú na projekte aj iné zainteresované strany, je potrebné jasne definovať aj ich úlohy a zodpovednosti.

1. Sponzor projektu (Executive)

Roly

• vlastní projekt a je jeho „vlajkonosičom“
• vlastní business case (najmä očakávané prínosy) a je zodpovedný za to, aby bol projekt stále životaschopný
• podporuje autoritu Projektového manažéra
• táto úloha môže byť kombinovaná s rolou Hlavného vlastníka produktu a/ alebo Hlavného dodávateľa
• aby boli jasné úlohy a zodpovednosti, na každom projekte je len jeden Sponzor projektu

Zodpovednosti

• predsedá Riadiacemu výboru projektu
• poskytuje spätnú väzbu projektovému manažérovi (PM) ohľadne jeho výkonu
• poskytuje informácie o zmenách podnikovej stratégie či externých udalostiach, ktoré by mohli ovplyvniť projekt
• poskytuje včasné rozhodnutia
• má oprávnenie míňať na projekt peniaze a stráži hodnotu za tieto peniaze
• je finálnym arbitrom a eskalačným bodom pre všetky issues projektu, ktoré presahujú právomoc Projektového manažéra

2. Hlavný vlastník produktu (Senior Product Owner/ Senior User)

Roly

• táto rola môže byť kombinovaná s rolou Sponzora projektu a, ak je Hlavný dodávateľ interný, aj s Hlavným dodávateľom
• ak je viac Hlavných vlastníkov produktu:

• musí byť jasné, kto je zodpovedný za aký produkt a prínosy
• jeden môže byť menovaný za „Chief Product Ownera“

Zodpovednosti

• definuje koncový produkt projektu, hlavné dodávky vrátane požiadaviek i akceptačných kritérií a akceptuje dodávky voči týmto kritériám
• definuje prínosy projektu
• posudzuje požiadavky na zmeny z hľadiska prínosov
• je zodpovedný za dosiahnutie prínosov projektu používaním produktov projektu po ich akceptácii
• je aktívnym členom Riadiaceho výboru projektu

3. Hlavný dodávateľ

Roly

• je podriadený Sponzorovi projektu
• ak je Hlavný dodávateľ interný, potom môže byť táto rola kombinovaná s rolami Sponzora projektu a Hlavného vlastníka produktu
• ak je viac Hlavných dodávateľov, musí byť jasné, kto je zodpovedný za ktoré produkty a zdroje

Zodpovednosti

• poskytuje ľudské a iné zdroje potrebné pre dodanie produktov projektu
• potvrdzuje, či sú produkty a ich zmeny realizovateľné tak, ako je požadované a v prípade potreby navrhuje zmeny požiadaviek alebo spôsob, akým majú byť produkty vytvorené
• je aktívnym členom Riadiaceho výboru projektu

4. Projektový manažér (PM)

Roly

• je podriadený Sponzorovi projektu
• aby boli jasné úlohy a zodpovednosti, na jednom projekte má byť len jeden Projektový manažér

Zodpovednosti

• plánuje projekt rámcovo aj podrobnejšie v plánoch fáz
• riadi projekt na každodennej báze v mene Sponzora projektu
• koordinuje tvorbu plánov i stratégií projektu a prispieva do nich
• ak je viac Vedúcich tímov, uisťuje sa, že je jasné, kto je zodpovedný za ktoré produkty a balíky práce
• udržuje projekt „v správnom smere“ v súlade s plánmi, stratégiami a riadi zmeny voči nim
• priebežne prehodnocuje business case a podľa potreby eskaluje na Sponzora projektu

5. Vedúci tímu (nepovinný)

Roly

• je podriadený Projektovému manažérovi
• vedie ľudí, ktorí vytvárajú produkty

Zodpovednosti

• prijíma od Projektového manažéra zadania práce (často nazývané „balíky práce“)
• plánuje prácu svojho tímu a sleduje progres tímu voči tomuto plánu
• zabezpečuje, aby sa zadania zrealizovali tak, ako bolo dohodnuté s Projektovým manažérom

6. Administrátor projektu (nepovinný)

Roly

• je podriadený Projektovému manažérovi
Zodpovednosti
• pomáha Projektovému manažérovi a Vedúcemu tímov vykonávať ich roly tým, že im poskytuje administratívnu podporu (napríklad aktualizuje harmonogramy v softvérovom nástroji, udržiava poriadok v projektovej dokumentácii atď.)
• ak je viac Administrátorov projektu, musí byť jasné, kto je zodpovedný za ktoré funkcie a úlohy

7. Subject Matter Expert – odborník na obsah

Roly

• v závislosti od svojej funkcie môže byť podriadený Vedúcemu tímu, Projektovému manažérovi alebo členovi Riadiaceho výboru projektu
• je expertom na obsah projektu a/ alebo štandardy, ktoré má projekt dodržiavať
• môže mať jednu alebo viac funkcií, napr.:

• poradnú – radí Projektovému manažérovi, Vedúcim tímov alebo členom Riadiaceho výboru projektu (PSC) v odborných záležitostiach
• dohľad – v mene členov PSC potvrdzuje, či je projekt riadený a či sú produkty vytvárané v súlade s relevantnými štandardmi a dohodnutými základňami, pričom akýkoľvek nesúlad hlási členovi PSC, pre ktorého pracuje

Na projekte môže byť a pravdepodobne bude potrebných viac Subject Matter Expertov.

Zodpovednosti

• ak má Subject Matter Expert viac funkcií, je potrebné zabezpečiť, aby sa predišlo konfliktu záujmov – za to je zodpovedný Projektový manažér, ktorý v prípade potreby eskaluje na Sponzora projektu.

8. Člen tímu

Roly

• je podriadený Vedúcemu tímu alebo Projektovému manažérovi

Zodpovednosti

• ľudia, ktorý fyzicky vytvárajú produkty/ dodávky