Princípy dobrého projektového riadenia

Princíp je „základná pravda alebo návrh slúžiaci ako základ pre systém alebo presvedčenie alebo správanie alebo návrh slúžiaci ako základ pre reťazec uvažovania“  .
Princípy dobrého projektového riadenia, ktoré nájdete i v našom e-booku Sprievodca projektovým riadením, sú základmi, na ktorých je postavená prax dobrého riadenia projektov. Dodržiavanie týchto princípov je nutnou podmienkou projektového riadenia.
Úspešné projektové riadenie je predpokladom toho, že sponzori, klienti a zákazníci získajú z projektových výstupov hodnotu.

1. Používajte projektové riadenie na riadenie projektov.

Aby ste dosiahli maximálne prínosy, používajte správne techniky a nástroje na správny účel. Napríklad môžete použiť rukoväť skrutkovača na pribitie klinca, ale určite je lepšie použiť kladivo.
Použiteľnosť niektorých nástrojov a techník projektového riadenia mimo projektového kontextu neznamená, že projektový manažment je použiteľný vždy a všade. Aj naopak to, že si projektový manažment hojne „požičiava“ zo všeobecného manažmentu, neznamená, že samotné všeobecné manažérske vedomosti a zručnosti budú postačujúce na úspešné riadenie projektu.

2. Projekt je tu, aby dodal produkty.

Od každého projektu sa očakáva, že dodá užitočný produkt organizácii, ktorá ho financuje. Môže ísť o fyzický produkt, dokument, službu alebo výsledok (result). Procesy, nástroje, techniky atď. sú len prostriedkami na dosiahnutie toho cieľa. To znamená, že zaisťujú, aby projekt dodal produkty, ktoré má dodať, a to v požadovanom rozsahu, kvalite, na čas, v stanovenom rozpočte, s rizikami pod kontrolou a aby ním dodané produkty boli spôsobilé na dosiahnutie požadovaných prínosov z používania týchto produktov.

Počíta sa výsledok (result). Procesy, nástroje a techniky by nám mali pomôcť dostať k tomuto výsledku čo najefektívnejšie a najhospodárnejšie. Projekt však nerobíme preto, aby sme použili procesy, nástroje a techniky. Nemajú sa stať zmyslom projektu ani stáť v ceste dodávaniu produktov – samozrejme, pokiaľ budeme dodržiavať právne predpisy a správať sa eticky.

3. Každý projekt má mať zdôvodnenie (business case).

Pri prvom prerokovaní sa mnohé návrhy projektov zdajú byť skvelými nápadmi. Tým, že venujeme čas vytvoreniu business casu, ktorý jasne popisuje zdôvodnenie projektu, uistíme sa, že neplytváme zdrojmi na projektové nápady, ktoré pri dôkladnom posúdení nepreukážu, že stoja za to.
Preto nemá žiadny projekt začať bez business casu. Žiadny business case = žiadny projekt. Životaschopný business case je taký, v ktorom očakávané prínosy jasne prevážia očakávané náklady, riziká a negatívne prínosy. Ide väčšinou o odhady, ktoré môžu byť hmatateľné alebo nehmatateľné.
Pre potvrdzovanie neustálej životaschopnosti projektu je potrebné počas celého životného cyklu projektu business case priebežne vyhodnocovať. Ak business case stratí životaschopnosť, je nutné projekt prehodnotiť, aby opäť získal životaschopný business case alebo ho ukončiť.
Sponzor projektu vlastní business case a je zodpovedný za opodstatnenosť projektu.
Projektový manažér je zodpovedný za každodenné riadenie business casu, napríklad za vyhodnocovanie dopadu potenciálnych zmien, iných issues a rizík na business case i za prijímanie následných opatrení podľa potreby.

4. Projekt musí byť riadne autorizovaný, aby bol úspešný.

Projekt bez riadnej autorizácie pravdepodobne nezíska zdroje potrebné pre dodanie očakávaných výstupov. Projekt bez riadnej autorizácie bude plytvať časom a energiou na získanie zdrojov, ktoré potrebuje.
Preto musí byť každý projekt formálne autorizovaný úrovňou manažmentu zodpovedajúcou zdrojovým potrebám projektu. Čím väčšie potreby, tým vyššia úroveň v organizácii, ktorá má projekt autorizovať. Zdroje zahŕňajú hmotné veci ako financie, ľudí, vybavenie i materiál a tiež nehmotné veci ako pozornosť a podporu manažmentu.

5. Majte jasné roly a zodpovednosti.

Všetci členovia riadiaceho tímu projektu a ostatné relevantné zainteresované strany musia mať jasne definované roly a zodpovednosti, aby mohli konať efektívne a hospodárne.
Členovia riadiaceho tímu projektu musia poznať svoje zodpovednosti aj zodpovednosti ostatných relevantných zainteresovaných strán, byť s nimi uzrozumení a vykonávať ich podľa svojich najlepších schopností.
Úlohou Projektového manažéra je zabezpečiť to. Úlohou Sponzora projektu je podporovať (champion) to a ísť príkladom.
Napríklad Sponzor projektu (alebo iní členovia Riadiaceho výboru projektu, ak sú) má zabezpečiť adekvátne zdroje. Projektový manažér je zodpovedný za (a) upozornenie na dopad obdržania neadekvátnych zdrojov alebo (b) identifikáciu alternatívnych postupov, ktoré môžu byť možné s menšími zdrojmi.

6. Umožnite ľuďom konať v rámci definovaných hraníc.

Uistite sa, že ľudia majú na projekte na jednej strane dostatok slobody na výkon pridelenej práce podľa svojich najlepších schopností a na strane druhej presne vedia, kedy musia eskalovať. Tiež zaistite, aby boli eskalačné cesty jasne definované a funkčné. Vyhnite sa mikromanažmentu.
Týmto spôsobom zaistíte efektívne využitie zručností, schopností a vedomostí ľudí pracujúcich na projekte.

7. Majte plán a buďte pripravení ho meniť – riadene.

Potrebujete plán, aby ste vedeli kedy, kým a koľko vecí musí byť urobených na projekte, aby ste mohli ovládať progres projektu voči tomuto plánu. Na druhej strane je zmena na projekte nevyhnutná a neriadené zmeny sú jedným z najväčších ničiteľov projektov.
Preto každý projekt potrebuje plán na zabezpečenie efektívneho využívania zdrojov a zaistenie smerovania tam, kam chcete ísť. Plán musí byť dostatočne zdokumentovaný, distribuovaný príslušným zainteresovaným stranám a musí zahŕňať:

• rozsah, harmonogram, náklady a zodpovednosti definované na vhodnej úrovni podrobností podľa veľkosti, zložitosti (komplexnosti), fázy projektu a použitého životného cyklu dodávania produktov (napr. agilné vs. vodopádové prístupy),
• kritériá úspechu definujúce, ako bude projekt posudzovaný a hodnotený,
• definovaný proces pre zaobchádzanie s neistotou v definovaní rozsahu projektu a produktov a so zmenami plánu. Aj vtedy, keď používate agilné prístupy, ktoré vítajú zmeny, je stále nutné zmeny ovládať, aby boli prospešné.

Od chvíle, keď máte plán, ho používajte na vyhodnocovanie výkonu projektu voči nemu. Plán je nutné udržiavať a zodpovedajúcim spôsobom aktualizovať v reakcii na meniace sa podmienky. To zahŕňa podľa potreby zmeny plánu, aby sme boli schopní na zmeny adekvátne odpovedať. Takéto zmeny musia byť riadené.
Vyhodnocovanie progresu musí byť dostatočne časté, aby sme sa uistili, že projekt pokračuje v súlade s plánom a v konečnom dôsledku dosiahne svoj účel.

8. Plánujte postupne a riaďte po fázach.

Kľúčovým prvkom projektov je neistota. Projekt je niečo, čo sme ešte nikdy predtým nerobili (hoci sme už mohli robiť niečo podobné). Preto by snaha naplánovať všetko vopred viedla k príliš mnohým prerábkam v priebehu projektu. Radšej teda plánujte postupne: začnite rámcovým plánovaním.

Rozdeľte váš projekt na riaditeľné časti – fázy, balíky práce, v prípade potreby aj releasy alebo iterácie. Podľa potreby postupne vytvárajte plány nižších úrovní v závislosti od progresu projektu, získaných ponaučení atď.

Keď sa blíži koniec fázy, vyhodnoťte ju a podľa výsledkov a skúseností z nej naplánujte ďalšiu fázu. Môžete mať toľko fáz, koľko chcete, ale najmenej dve (keďže mať len jednu by znamenalo, že musíte naplánovať celý projekt podrobne dopredu, čo nie je dobrý nápad – teda ak sa nejedná o veľmi malý a jednoduchý projekt).

9. Stále sa učte.

Učenie sa zo skúseností ostatných umožňuje využiť dobrú/ najlepšiu prax a vyhnúť sa opakovaniu rovnakých chýb. Zhromažďovanie nových ponaučení pomáha vašej organizácii neustále sa zlepšovať.
Preto zbierajte a využívajte relevantné ponaučenia z iných projektov a bežnej prevádzky. Tiež zachytávajte skúsenosti, ktoré získavate, učte sa z nich a odovzdávajte ich tým vo vašej spoločnosti, pre ktorých môžu byť prínosné.
To tiež znamená, že je potrebné, aby ste vo vašej spoločnosti mali úložisko ponaučení dostupné pre všetkých, ktorí sa podieľajú na riadení projektov. Toto úložisko je nutné priebežne aktualizovať o nové ponaučenia. Úložisko musí mať jasného vlastníka, ktorý sa oň bude starať.

10. Prijímajte, prispôsobujte a adaptujte.

Každý projekt je jedinečný. To musí odrážať spôsob, akým je projekt riadený, aby zabezpečil efektívne využitie zdrojov, úsilia atď.
Preto efektívne využívajte dostupnú najlepšiu aj dobrú prax projektového riadenia. Prijímajte najlepšiu/ dobrú prax, prispôsobujte váš prístup k riadeniu projektov a adaptujte ho potrebám vášho projektu. Procesy, metódy, nástroje, techniky atď. používané na riadenie projektov musia odrážať ich veľkosť, komplexnosť atď.

Ďalšie užitočné informácie pre úspešné riadenie projektov nájdete v našom bezplatnom eBooku - Sprievodca projektovým riadením.